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Workflows, Nachweise und Freigaben in einem System

Digitale Checklisten mit Nachweis und PDF-Protokoll.

ProofFlow hilft kleinen Teams, wiederkehrende Abläufe sauber zu steuern, Nachweise zu dokumentieren und Freigaben professionell einzuholen.

Ohne Setup-Projekt startklarFür sensible Nachweise gedacht

Live-Vorschau

Abläufe dieser Woche

18 offen

Wohnungsübergabe

8 / 10 Schritte

In Arbeit

Kunden-Onboarding

Heute fällig

Freigabe

Wartungsprotokoll

PDF bereit

Erledigt

PDF-Protokoll

Nachweise, Aktivitäten und Freigaben als Export.

Gastfreigabe

Partner bestätigen Schritte ohne eigenen Account.

56 erledigt
7 fällig
24 Dateien
Für kleine Teams gemacht
DSGVO-konform gedacht
PDF-Protokolle
Gastfreigaben ohne Account

Problem

Excel, E-Mail, WhatsApp und Papier reichen nicht, wenn Abläufe nachvollziehbar dokumentiert werden müssen.

Aufgaben liegen verteilt, Dateien fehlen im entscheidenden Moment und Freigaben sind später nur schwer belegbar.

Lösung

ProofFlow bündelt Checklisten, Aufgaben, Dateien, Freigaben und Aktivitäten in einem klaren Workflow.

Dein Team arbeitet strukturiert, Gäste liefern Nachweise ohne Account und am Ende entsteht ein professionelles PDF-Protokoll.

Funktionen

Alles, was wiederkehrende Abläufe nachvollziehbar macht.

ProofFlow konzentriert sich auf die Schritte, die kleine Teams wirklich brauchen: klare Aufgaben, belastbare Nachweise und schnelle Freigaben.

Digitale Checklisten

Baue klare Schritt-für-Schritt-Abläufe mit Pflichtfeldern, Zuständigkeiten und Fälligkeiten.

Nachweise & Dateien

Sammle Fotos, Dokumente und Notizen direkt im Vorgang, statt sie später zusammenzusuchen.

Gastfreigaben

Lass Kunden oder Partner Schritte prüfen, Dateien hochladen und Freigaben geben - ohne Account.

Wiederkehrende Abläufe

Plane Routinen einmal und starte sie regelmäßig mit denselben Standards und Verantwortlichen.

Aktivitäten & Audit-Log

Jede Änderung, Freigabe und Datei wird nachvollziehbar protokolliert.

PDF-Protokolle

Exportiere vollständige Protokolle mit Aufgaben, Nachweisen, Kommentaren und Zeitstempeln.

So funktioniert es

Vom Prozess zur sauberen Dokumentation in vier Schritten.

Starte mit einer Vorlage und führe jeden Vorgang bis zum exportierbaren Nachweis.

1

Vorlage erstellen

Definiere Schritte, Pflichtfelder, Dateien und Freigaben.

2

Vorgang starten

Starte den Ablauf für Kunde, Objekt, Projekt oder Team.

3

Aufgaben abarbeiten

Alle Beteiligten sehen, was offen, fällig oder blockiert ist.

4

PDF-Protokoll exportieren

Nutze den Nachweis für Übergabe, Audit, Kunde oder Archiv.

Lösungen

Für Abläufe, bei denen Nachweise zählen.

Von Dienstleistung bis Hausverwaltung: ProofFlow passt zu Teams, die Standards wiederholbar machen wollen.

Kunden-Onboarding

Anforderungen, Dokumente und Freigaben sauber durch den Startprozess führen.

Wohnungsübergabe

Zählerstände, Fotos, Schlüssel und Unterschriften dokumentieren.

Wartungsprotokolle

Regelmäßige Prüfungen mit Nachweisen und Exportprotokollen abschließen.

Baustellenchecks

Sicherheits-, Qualitäts- und Fortschrittschecks mobil erfassen.

Projektabnahmen

Abnahmen strukturiert vorbereiten, prüfen und bestätigen lassen.

Dokumentenanforderungen

Fehlende Unterlagen bei Kunden oder Partnern strukturiert einholen.

Dashboard nach Login

Nach dem Login behält dein Team alle Vorgänge, Aufgaben und Freigaben im Blick.

Die interne App bleibt klar getrennt von der öffentlichen Website: Dort sieht dein Team Fälligkeiten, Status, Aktivitäten und offene Freigaben auf einen Blick.

Team Dashboard

Übersicht aller Abläufe

Offene Vorgänge

18

PDF-Protokolle

56

Freigaben

5

Wohnungsübergabe – Müller

Überfällig · 15.06.2025

Offen

Kunden-Onboarding – ABC GmbH

Heute fällig · 16.06.2025

Freigabe

Wartung Heizung – Objekt 12

In Bearbeitung · 18.06.2025

Aktiv

106 Vorgänge dokumentiert

Status, Nachweise, Dateien und Aktivitäten bleiben pro Vorgang nachvollziehbar.

Preise

Starte klein und erweitere, wenn dein Team wächst.

Drei einfache Pakete für digitale Checklisten, Nachweise und Freigaben.

Alle Preise ansehen

Free

0 € / Monat

Für erste Vorlagen und kleine interne Abläufe.

  • 3 Vorlagen
  • 10 Vorgänge
  • PDF-Export
Kostenlos starten

Starter

Beliebt

19 € / Monat

Für Teams, die regelmäßig Nachweise dokumentieren.

  • Unbegrenzte Vorlagen
  • Gastfreigaben
  • Aktivitäten-Log
Starter testen

Team

49 € / Monat

Für wachsende Teams mit mehreren Bereichen.

  • Rollen & Rechte
  • Wiederkehrende Abläufe
  • Team-Übersichten
Team testen

FAQ

Häufige Fragen zu ProofFlow.

Brauchen Gäste einen Account?

Nein. Gäste können über einen sicheren Link Dateien hochladen oder Freigaben geben, ohne selbst ein Konto anzulegen.

Kann ich PDF-Protokolle exportieren?

Ja. Vorgänge können als PDF-Protokoll mit Aufgaben, Nachweisen, Aktivitäten und Freigaben exportiert werden.

Für welche Teams ist ProofFlow geeignet?

ProofFlow passt zu kleinen Teams, Dienstleistern und Unternehmen, die wiederkehrende Abläufe nachvollziehbar dokumentieren müssen.

Ist ProofFlow eine Branchenlösung?

ProofFlow ist bewusst flexibel. Vorlagen können für Onboarding, Wartung, Übergabe, Abnahme und viele weitere Abläufe angepasst werden.

Kann ich später upgraden?

Ja. Du kannst klein starten und später auf einen größeren Plan wechseln, wenn dein Team mehr Vorgänge, Vorlagen oder Funktionen braucht.

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Bereit für klar dokumentierte Abläufe?

Erstelle deine erste Vorlage, starte einen Vorgang und exportiere den Nachweis als PDF-Protokoll.